ARMA @ Records Management Konferenz 2014

• Was ist Information Governance?
• Warum macht Information Governance Probleme?
• Rolle von Records Management unter einem Information-Governance-Programm
• Ein neuer IG-Approach des KRM Kompetenzcenter Recordsmanagement für die organisatorische Umsetzung: bottom up meets top down

• Was ist Information Governance (IG)?

> Begriffe, Definitionen, gängige Konzepte (Gartner, IGRM, GARP)
> WHY Information Governance? Enterprise Information Management ist aufgrund der neuen technologischen Entwicklungen sowie höherer Compliance Anforderungen (Regulatorien, Datenschutz etc.)  immer komplexer und verwundbarer geworden und die IT leidet unter Kontrollverlust (Stichworte: Consumerization of IT, Mobility, BYOD, Cloud, Big Data, Dark Data, ROT (redundant, outdated, trivial {data}).
> Gartner definiert den Begriff „Information Governance“ als „die Festlegung von Entscheidungsrechten und Rechenschaftsrahmen für ein wünschenswertes Verhalten in der Bewertung, Erstellung, Speicherung, Verwendung, Archivierung und Vernichtung von Informationen. Es umfasst Prozesse, Rollen, Normen und Metriken, die eine effektive und effiziente Verwendung von Informationen gewährleistet und es einer Organisation ermöglicht, ihre Ziele zu erreichen”. Diese komplexe Definition zeigt, dass Information Governance eine Funktion des (Enterprise) Informationsmanagements ist. Sie geht aber auch darüber hinaus, weil es die Verwaltung von Informationen gemäß deren gesetzlichen und regu-latorischen Verpflichtungen einschließt Daher wurde der Ruf nach vermehrter Integration und holistischer Orchestrierung aller relevanten Information-Management-Disziplinen immer lauter.

• Warum macht Information Governance Probleme?

> In der Regel werden bisher die kulturellen und politischen Herausforderungen von IG völlig unterschätzt (Interconnection und Collaboration), sofern nicht eine grundsätzliche und verbreitete Verwechslung mit IT Governance vorliegt. Es werden praktische Value Propositions für konkrete Business Funktionen vermisst (CFO, CIO, CMO etc.).
> Infonomics ist in den Kinderschuhen (immer noch); wie werden Wertsteigerungen von Informationsdienstleistungen gemessen und nachgewiesen? Information (Produktionsfaktor) = Corporate Asset ist ein Mythos.
> Rein defensive Audit-Verbesserungen gehen nur hinten raus, und kein Endnutzer im Business realisiert, dass es eine IG-Funktion gibt.
> Ein paar Lessons Learned aus der praktischen Erfahrung (anonyme Punkte aus drei Jahren IG Novartis)

• Rolle von Records Management unter einem Information-Governance-Programm

> Gleichberechtigter Partner von Legal, Business, IT (sofern es eine solche Funktion gibt; ist abhängig von der Unternehmensgrösse)

• Ein neuer IG-Approach für die organisatorische Umsetzung: bottom up meets top down

> Zu 90% hat der abstrakte Top down Ansatz versagt; die Musik spielt im Business wo sowohl der Geschäftserfolg herkommt, als auch die konkreten Probleme auftreten; welche praktischen Probleme triggern welche Themen, die erst dann eskaliert werden müssen, weil sie nur koordiniert in einem breiteren Umfang (Enterprise) gelöst bzw. gesteuert werden können. Beispielsweise Stammdaten, Cloud, Standards, Single Source Publishing, Formular-Management etc.
> Subsidiaritätsprinzip nach Gartner: "Governance provides the means for an organization to make comprehensive and balanced decisions in the instances where independant groups cannot, or should not, make them".
> Sofern die Probleme föderal bzw stufengerecht gelöst werden können braucht es keine übergeordnete Governance-Instanz.

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