SER @ Records Management Konferenz 2014

SER Solutions Deutschland GmbH

Als einer der größten ECM-Software-Hersteller Deutschlands ist SER regelmäßig seit 2009 bei Records Management Veranstaltungen von PROJECT CONSULT mit von der Partie. Wir sind gespannt, was uns SER dieses Jahr vorstellen wird.

Anwendervortrag

Titel	Design und Implementierung einer standardisierten digitalen Aktenlösung in einem Vorstandsressort der Deutschen Bahn AG
Uhrzeit	16:00 - 16:35 Uhr
Gliederung	Thema des Vortrages sind Design und Implementierung einer standardisierten digitalen Aktenlösung auf Basis der SER-Software Doxis4 im Vorstandsressort C der Deutsche Bahn AG.
	Jens-Uwe Gehrke, Projektleiter beim Vorstand Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit / ITK-Koordination Ressort (C)
	Die Deutsche Bahn AG wurde 1994 gegründet. Sie ist heute eines der führenden Mobilitäts- und Logistikunternehmen weltweit, tätig in 130 Ländern. Kern des Unternehmens ist die Eisenbahn in Deutschland. Zu den Geschäftsfeldern zählen u.a. DB Bahn Fernverkehr, DB Bahn Regio, DB Schenker Logistics, DB Arriva, DB Netze Fahrweg und DB Dienstleistungen. Aufgrund der komplexen Konzernstrultur und der internationalen Geschäftstätigkeit verfügt die Deutsche Bahn AG über ein umfassendes Know-How im Bereich der Compliance-Organisation, das in beratender Funktion weitergegeben wird.
Handout

Hands-On-Workshop

Titel	Allgemeine Schriftgutverwaltung
Uhrzeit	Track 2 \| 11:10 - 11:55 Uhr
Gliederung	Der SER Standpunkt zur allgemeinen Schriftgutverwaltung Es geht nicht mehr ohne - Warum braucht ihr Unternehmen eine allgemeine Schriftgutverwaltung? Grundlagen für eine allgemeine Schriftgutverwaltung Allgemeine Schriftgutverwaltung mit SER DOXiS4
Abstract	Die allgemeine Schriftgutverwaltung wird immer noch mangels passender Lösungen vernachlässigt. Ein Großteil der Ablage von Dokumenten erfolgt darum heute im Büroalltag nach wie vor in Papierform. Vor diesem Hintergrund gewinnt eine digitale Schriftgutverwaltung zunehmend an Bedeutung, da das Datenvolumen steigt und zudem bereits der größte Teil des Schriftverkehrs in digitaler Form erfolgt. Gemäß Studien liegt der Aufwand für die Ablage eines einzelnen Papierdokuments bei rund 50 Cent. Dieser Aufwand fällt sehr wohl auch bei Ablage von Kopien an. Die Anforderung lautet daher,den Aufwand für die Ablage und Recherche zu senken, sowie die Vollständigkeit von Ablagen auch über einen längerfristigen Zeitraum hin konsistent zu halten. Die DIN EN ISO 9001:2000 macht deutlich, dass zur Beherrschung von Prozessen im Unternehmen auch ein durchdachtes Dokumentenmanagement gehört. Mit der Veröffentlichung der DIN ISO 15489 „Schriftgutverwaltung“ werden alle Dokumente einer Organisation betrachtet. In dieser Norm wird ebenfalls ausgeführt, dass die Schriftgutverwaltung eine Führungsaufgabe ist und die Festlegung der entsprechenden Grundsätze, Regeln und Zielvorgaben zur Kernverantwortung des Managements gehört. Auch die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben insbesondere des Handels- und Steuerrechts fordern von der Unternehmensleitung heute, sich dem Thema Dokumentenverwaltung zu widmen. In Hands-On Workshop beschreiben wir exemplarisch, wie eine allgemeine Schriftgutverwaltung in digitaler Form – unabhängig von speziellen Anwendungsfällen, wie Qualitäts-, Personal- oder Vertragsmanagement – einfach, rechtskonform und unkompliziert erfolgen kann.
	Stephan Kizina, DV-Kfm, ECM-Produktberater und Lösungsarchitekt bei der SER Solutions Deutschland GmbH. Er ist seit über 20 Jahren im IT-Bereich verschiedener Unternehmen tätig, u.a. im Vertrieb, Projektmanagement und im Presales. Ein ausgewiesener DMS-Experte und – nebenbei bemerkt – ein überzeugter Vertreter des DMSSlogans:„Einfachheit statt Komplexität“ – übrigens ein Ansatz, den die SER auch mit derallgemeinen Schriftgutverwaltung verfolgt. Der ECM-/DMS-Spezialist verfügt außerdem über umfangreiche Erfahrungen im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) und Business Intelligence (BI).
	SER ist größter deutscher Softwarehersteller und Direktanbieter von Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Mit über 420 Mitarbeitern in 15 Gesellschaften bietet SER seinen Kunden persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern mit Präsenz in fast jedem europäischen Land. Insgesamt zählen europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mehr als 1.000.000 Usern unterstreichen die Spitzenposition von SER im ECM-Markt. Seit mehr als 30 Jahren entwickelt SER Software „Made in Germany“ für Unternehmen jeder Branche und Größe. Die DOXiS4 iECM-Suite bietet Lösungen z.B. für elektronische Archivierung, DMS, eAkten, Workflow, automatisierte Posteingangsverarbeitung und eMail-Archivierung.
Webinar	Führungsaufgabe Records Management - Die beste digitale Aktenlösung sorgt für Transparenz und Ordnung
Datum/Uhrzeit	06.11.2014, 15:30 Uhr
Sprecher	Stephan Kizina, Dr. Ulrich Kampffmeyer
Einwahl	http://www.ser.de/webinar-records-management
Beschreibung	Schriftgutverwaltung ist das Synonym für den englischsprachigen Begriff Records Management und meint die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Die DIN ISO 15489 definiert Schriftgutverwaltung als Führungsaufgabe und die Festlegung der Grundsätze, Regeln und Zielvorgaben zur Kernverantwortung des Managements. PricewaterhouseCoopers fordert physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Aktuelle Studien belegen, dass ein Großteil der Ablage von Dokumenten heute im Büroalltag nach wie vor in Papierform erfolgt und gleichzeitig das Datenvolumen des Schriftverkehrs in digitaler Form weiter ansteigt. Zur Beherrschung von Compliance und gesetzlichen Vorgaben insbesondere des Handels- und Steuerrechts benötigen Unternehmen ein durchdachtes System. Elektronische Akten von SER sind die modernste Form der Aktenverwaltung bzw. Schriftgutverwaltung. Die Pentadoc AG bewertet die SER-Lösung in seinem jüngsten Produktvergleich als beste digitale Aktenlösung. So schaffen Unternehmen systematisch Ordnung für alle Arten von Daten, Dokumenten und Geschäftsvorgängen. Dabei werden Dokumente und Informationen der verschiedensten Datenquellen und Informationssysteme strukturiert zusammengefasst. Dazu zählen Daten, gescannte und elektronische Dokumente, Vorgänge, Akten, Links und Referenzen (Web-Inhalte, Geschäftsprozesse und Business-Objekte), Multimedia-Dateien sowie jede andere Art von Informationsobjekten. Zur Schaffung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit werden alle Zugriffe und Veränderungen protokolliert.
Unterlagen

RM-Speedy

Titel	Traditionelles Records Management vs. Akte und Aktenplan
Uhrzeit	ca. 13:35 Uhr \| 20 Folien - je Folie 15 Sekunden = 5 Minuten
Gliederung	Einführung: ad acta – zu den Akten Wichtige Schlagworte auf dem Aktendeckblatt Zentral definierte Strukturen Intelligente Register Akten im Abonnement Alle Informationsobjekte im Kontext Verwendungsnachweis statt Mehrfachablage
	Thomas Heepe, CDIA+ zertifizierter Senior ECM Produktberater & Lösungsarchitekt, ist seit 8 Jahren erfolgreich bei der SER als Produktberater und Lösungsarchitekt tätig und begleitet seit nunmehr 12 Jahren die Entwicklungen im Dokumenten-Management-Markt. Seine langjährigen Erfahrungen in der Beratung, Projektplanung und Realisierung machen ihn zu einem wertvollen Gesprächspartner rund um Themen der Archivierung, des Dokumenten-Managements und der automatisierten Dokumentenverarbeitung. Seine Spezialgebiete sind eAkten- und Workflow- Projekte wie zum Beispiel elektronische Akten mit Schwerpunkt auf Vertrags- und Personalmanagement, die automatisierte Rechnungs- und Posteingangsverarbeitung, sowie SAPArchivierung und Workflow.
	SER ist größter deutscher Softwarehersteller und Direktanbieter von Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Mit über 420 Mitarbeitern in 15 Gesellschaften bietet SER seinen Kunden persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Hinzu kommt ein Netzwerk von erfahrenen Partnern mit Präsenz in fast jedem europäischen Land. Insgesamt zählen europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mehr als 1.000.000 Usern unterstreichen die Spitzenposition von SER im ECM-Markt. Seit mehr als 30 Jahren entwickelt SER Software „Made in Germany“ für Unternehmen jeder Branche und Größe. Die DOXiS4 iECM-Suite bietet Lösungen z.B. für elektronische Archivierung, DMS, eAkten, Workflow, automatisierte Posteingangsverarbeitung und eMail-Archivierung.
Handout

Produktinformationen

Der Doxis4 Records Service ist eine Komponente der serviceorientierten Doxis4 iECM-Suite. Sie stellt leistungsfähige Funktionen zur elektronischen Aktenbearbeitung zur Verfügung und unterstützt die gesamte Bandbreite aktenbezogener Prozesse. Elektronische Akten werden gemeinsam mit dem übrigen Schriftgutbestand flexibel, einheitlich und höchst effizient verwaltet.

Doxis4 Records Management kombiniert in elektronischen Akten Inhalte, Prozesse und
Anwendungen. Aus einer Akte heraus lassen sich Vorgänge anstoßen, in Akten aufnehmen oder
eine Akte als Bestandteil eines Vorgangs sichtbar machen. Datenschutz und Zugriffssicherheit
werden durch Funktionen gewährleistet, die exakt definieren, wer Einsicht in welche Akten,
Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht.